Membuat Surat Keputusan yang Benar dan Terstruktur

0
1585
- Advertisement -

0leh Muslimin Mawi

Surat Keputusan atau “SK” adalah dokumen resmi secara tertulis, berisi keputusan atau penetapan tertentu yang dikeluarkan oleh suatu badan atau lembaga dan atau organisasi berdasarkan peraturan perundang-undangan yang mengatur dan berkaitan dengan kebijakan suatu badan atau lembaga dan atau organisasi bersangkutan yang mengikat secara hukum bagi subjek-subjek hukum terkait.

SK berguna bagi pembuat maupun penerima, biasanya digunakan untuk berbagai kepentingan, seperti mengatur kegiatan, menetapkan struktur organisasi, pengesahan dan atau penetapan pengurus atau kepengurusan, memutuskan sanksi atau hukuman dan aspek formalitas lainnya dan atau hal-hal lain yang berhubungan dengan operasional suatu badan atau lembaga dan atau organisasi.

SK bersifat konkret, individual dan final atau definitif, ditujukan langsung kepada pihak yang dimaksud sebagai solusi dari suatu permasalahan dengan tetap memperhatikan aturan perundang-undangan yang berlaku dan tidak disebarkan secara umum.

Karena keputusan bersifat mengatur maka sebagaimana ketentuan Undang-Undang Nomor. 15 Tahun 2019 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor. 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan dan sesuai Peraturan Presiden Nomor. 87 Tahun 2014 tentang Peraturan Pelaksanaannya, keputusan dimaknai sebagai peraturan sepanjang tidak bertentangan dengan aturan undang-undang ini.

- Advertisement -

Oleh karenanya, pembuatan dan atau penyusunan surat keputusan harus dibuat dengan tata cara yang benar dan bertanggungjawab, agar fungsi surat keputusan dapat berjalan sesuai dengan aturan perundang-undangan dan apabila bertentangan dengan aturan yang berlaku maka surat keputusan batal demi hukum.

Fungsi dan Kegunaan Surat Keputusan, SK. memiliki fungsi dan kegunaan yang penting dalam konteks sebuah badan atau lembaga dan atau organisasi.

Berikut beberapa fungsi dan kegunaan Surat Keputusan, antara lain: Memberi kepastian atau keputusan secara tertulis dari suatu badan atau lembaga dan atau organisasi sebagai solusi permasalahan.

Mendapatkan penetapan yang bersifat konkret dan aspek legalitas terjamin karena dibuat secara tertulis dan dibubuhi stempel badan atau lembaga dan atau organisasi serta ditanda tangani oleh pejabat yang bersangkutan.

Digunakan untuk mengatur kebijakan dan aturan dalam suatu badan atau lembaga dan atau organisasi. Dalam SK, memuat keputusan-keputusan penting seperti penetapan visi dan misi, perubahan kebijakan, penetapan tugas dan wewenang, pedoman operasional dituangkan secara tertulis. SK menjadi acuan bagi anggota badan atau lembaga dan atau organisasi dalam menjalankan tugas dan kewajibannya.

Digunakan untuk menetapkan kepengurusan badan atau lembaga dan atau organisasi, baik dalam hal pengangkatan maupun pemberhentian anggota kepengurusan. SK akan menjelaskan secara jelas siapa yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan di tingkat kepengurusan dan bagaimana proses pemilihan atau penggantian kepengurusan dilakukan.

Digunakan untuk mengesahkan dokumen atau kebijakan penting dalam suatu badan atau lembaga dan atau organisasi. Contohnya, SK dapat digunakan untuk mengesahkan anggaran organisasi, perjanjian kerjasama, perubahan dan atau penyempurnaan AD dan ART. melalui forum permusyawaratan atau perubahan peraturan Organisasi (PO) yang berlaku.

Digunakan untuk pelaksanaan tugas pada kegiatan tertentu kepada anggota suatu badan atau lembaga dan atau organisasi atau pihak eksternal. Dalam SK tersebut, dijelaskan secara spesifik mengenai tujuan, waktu pelaksanaan, anggaran, dan pihak-pihak yang terlibat dalam tugas atau kegiatan dimaksud.

SK digunakan untuk mengatur perubahan penting dalam organisasi, seperti perubahan struktur organisasi, kebijakan, atau kegiatan. SK akan memastikan bahwa perubahan-perubahan tersebut terdokumentasi dengan baik dan anggota suatu badan atau lembaga dan atau organisasi mendapatkan informasi yang jelas tentang perubahan tersebut.

Unsur-unsur dalam Surat Keputusan
Pembuatan SK memiliki unsur-unsur atau komponen yang harus diperhatikan sebagai syarat yang wajib ada dan dituliskan, hal ini adalah penting karena akan berpengaruh pada sah atau tidaknya surat keputusan tersebut, yaitu:

Konsideran

Adalah bagian yang isinya merupakan landasan atau alas hukum yang menjadi pertimbangan dari pembuatan surat keputusan, memuat hal-hal seperti undang-undang, peraturan, saran dan usul dan atau keputusan-keputusan terdahulu yang dirinci dalam sub topik, umumnya ditandai dengan kata:

Menimbang, Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan dan atau pembentukan surat keputusan (SK).

Mengingat, Pernyataan yang memuat peraturan atau perundang-undangan yang menjadi alas hukum atau dasar kewenangan yang memerintahkan pembentukan dan atau pembuatan surat keputusan (SK).

Memperhatikan, Memuat keputusan rapat yang pernah dan atau dibuat khusus untuk hal-hal permasalahan yang akan dibuatkan SK, atau,

Membaca, Memuat ketentuan yang tidak berkaitan langsung dangan masalah pokok, namun diperlukan untuk memperkuat konsideran. Atau, Mendengar, Memuat saran atau usul yang disampaikan pemimpin dan atau pengambil keputusan.

Dari Kelima sub topik diatas, umumnya digunakan dua atau lebih, namun yang paling penting dan harus dipakai dalam setiap surat keputusan yaitu sub topik “Menimbang” dan “Mengingat”.

Konsideran menimbang yang memuat lebih dari satu pokok pikiran, maka tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam uraian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian dan setiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad (a), (b), (c) dst, dimulai dengan kata “Bahwa” dan diakhiri dengan tanda baca ( ; ) titik koma.

Demikian dengan konsideran mengingat, jika berisi jumlah peraturan atau undang-undang yang dijadikan alas hukum lebih dari satu, maka tata urutan pencantuman peraturan atau undang-undang dalam rezim yang sama disusun berdasarkan angka (1), (2), (3) dst., secara kronologis berdasarkan tanggal pembuatan atau penetapannya dan diakhiri dengan tanda baca ( ; ) titik koma.

Desideratum

Adalah bagian surat keputusan yang berisikan tujuan (untuk apa) pembuatan keputusan dibuat, mencakup tujuan apa saja yang ada dalam surat keputusan yang jumlahnya bisa satu atau lebih.

Diktum

Adalah bagian surat keputusan yang memuat rumusan tentang keputusan atau ketetapan yang dibuat oleh badan atau lembaga dan atau organisasi berdasarkan konsideran yang semuanya dihimpun dalam diktum, biasanya ditandai dengan kata “Memutuskan” dan atau “Menetapkan”, sementara materi yang ditetapkan dalam keputusan disusun dengan menggunakan kata:
Pertama, Kedua dan seterusnya,
atau Kesatu, Kedua dan seterusnya,
atau Pasal 1, Pasal 2 dan seterusnya.

Tata Cara Pembuatan Surat Keputusan

SK yang juga memiliki atribut-atribut pokok seperti Kop Surat, Pokok Surat, Nomor dan Tanggal Surat serta tanda tangan pejabat dari badan atau lembaga dan atau organisasi yang mengeluarkan SK tersebut, sebagaimana halnya surat resmi yang dibuat oleh suatu badan atau lembaga dan atau organisasi.

Adapun dalam pembuatan dan atau penyusunan surat keputusan harus dibuat dengan tata cara yang benar, terstruktur dan bertanggungjawab, agar fungsi surat keputusan dapat berjalan sesuai dengan aturan perundang-undangan dan apabila bertentangan dengan aturan yang berlaku maka surat keputusan dapat dinyatakan cacat dan batal demi hukum.

Secara garis besar perumusan atau pembuatan Surat Keputusan dilakukan dengan cara, yaitu: Mempersiapkan kertas kerja atau Kop Surat dari badan atau lembaga dan atau organisasi yang bersangkutan biasanya menggunakan kertas A.4 dengan size 210 X 297 mm. atau size sesuai kebutuhan, selanjutnya mengatur margins, jenis dan ukuran huruf (font) yang akan digunakan.

Pembuatan surat keputusan, yaitu membuat kepala surat, pertimbangan keputusan (konsideran), isi surat keputusan (desideratum), keputusan atau ketetapan (diktum), penutup dan lampiran keputusan.

Untuk lebih jelasnya berikut struktur surat keputusan yang ideal, yaitu:
Kepala Surat Keputusan,
Berisi lambang dari badan atau lembaga dan atau organisasi, sesuai keperluan.

Kata keputusan atau kalimat Surat Keputusan posisinya berada di tengah-tengah, semuanya ditulis simetris menggunakan huruf kapital atau sebaiknya diketik Nomor Surat Keputusan
Penulisan Nomor bisa langsung atau disingkat menjadi No. diikuti dengan nomor surat secara ber-urutan, kode surat, bulan dan tahun.

Hal atau Tentang

Dibagian ini ditulis atau diketik ringkasan pendek dan jelas yang berisi intisari dari keputusan, seluruhnya ditulis simetris menggunakan huruf kapital.

Nama Badan atau Lembaga dan atau Organisasi

Dibagian ini diisi dengan nama badan atau lembaga dan atau organisasi yang mengeluarkan atau menerbitkan surat keputusan, diketik dengan huruf kapital.

Konsideran

Bagian ini cukup penting dalam struktur surat keputusan dan menjadi dasar pembentukan atau dikeluarkannya surat keputusan. Umumnya bagian ini terdiri dari kalimat-kalimat sebagai berikut:
Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan dan atau pembentukan surat keputusan.

Mengingat, memuat peraturan atau perundang-undangan yang menjadi alas hukum atau dasar kewenangan yang memerintahkan pembentukan dan atau pembuatan surat keputusan.
Memperhatikan, memuat keputusan rapat yang pernah dan atau dibuat khusus untuk permasalahan yang akan dibuatkan surat keputusan atau jika diperlukan dapat menambahkan kalimat “mendengar” atau kalimat “membaca”, dengan memuat uraian tentang tulisan atau pendapat yang disampaikan pemimpin dan atau pengambil keputusan yang memang perlu mendapat perhatian dan didengarkan dalam pembuatan dan atau pembentukan surat keputusan.

Diktum

Diktum pada surat keputusan terdiri atas kata “MEMUTUSKAN” ditulis menggunakan huruf kapital kemudian disusul di sebelah kiri bawah dengan kata Menetapkan yang memuat ringkasan pendek dan jelas yang berisi intisari dari keputusan, ditulis dengan menggunakan huruf kapital sama dengan isi dari (hal atau tentang).

Selanjutnya materi apa yang ditetapkan dalam surat keputusan tersebut, ditulis dengan rumusan kalimat yang diawali dengan kata, pertama, Kedua dan seterusnya atau,Kesatu, Kedua dan seterusnya, atau,Pasal 1, Pasal 2 dan seterusnya.

Penutup

Penutup, biasanya terdiri dari;
Nama tempat dimana surat tersebut dikeluarkan, dengan didahului kata Ditetapkan, contoh Ditetapkan di : Jakarta

Dibawahnya ditulis tanggal, bulan dan tahun saat pembuatan, didahului kata Pada Tanggal, contoh Pada Tanggal : 01 Juli 2023.

Nama badan atau lembaga dan atau organisasi yang bersangkutan.
Tanda tangan pejabat yang berwenang dari badan atau lembaga dan atau organisasi tersebut. Jabatan yang bersangkutan. Cap atau stempel badan atau lembaga dan atau organisasi yang bersangkutan.

Distribusi

Distribusi merupakan tembusan surat keputusan yang memuat daftar pihak-pihak yang menerima salinan tersebut, yang masih ada kaitannya dengan isi surat keputusan.

Lampiran

Jika surat keputusan memiliki lampiran, maka lampiran tersebut merupakan data yang ditambahkan untuk menjelaskan lebih lanjut tentang isi diktum atau hal-hal yang ditetapkan dalam surat keputusan dan bagian yang tidak terpisahkan dari Surat Keputusannya.

Penyebaran dan Pengarsipan:
Tentukan siapa yang akan menerima salinan Surat Keputusan (SK) dan bagaimana penyebarannya dilakukan. Pastikan agar SK diterima oleh semua pihak yang berkepentingan.
Simpan salinan SK secara teratur dan terorganisir dalam sistem pengarsipan yang mudah diakses dan aman. Ini memudahkan pengambilan informasi dan referensi di masa mendatang.

Demikian dan semoga bermanfaat.

Penulis, Wakil Ketua Umum BPP-KKSS
(Koordinator Departemen OKK)

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here